V vsakem podjetju nastajajo obsežne količine dokumentacije in brez ustreznih metod, kako jo razvrščati, se hitro lahko znajdemo v kaotičnih razmerah. Ena izmed rešitev je dokumentni sistem, do katerega imajo dostop zaposleni, ki tako lahko bolj učinkovito izvajajo različne naloge. Več o tem, kaj je dokumentni sistem, preverite na naslednjem naslovu: https://www.anderwald.si/dokumentni-sistem/ Posebno pozornost pa moramo nameniti tudi različnim kadrovskim listinam in evidencam. Po Zakonu o evidencah na področju dela in socialne varnosti moramo za zaposlene ustvariti personalne mape. Preprosto povedano gre za sklop vseh ključnih podatkov o zaposlenih. Izobraževanje glede tega, kako se lotiti tovrstnega urejanja, izvaja več ponudnikov, med drugim tudi podjetje OpenIT, zato preglejmo različne opcije, če kot vodja, kadrovik ali druga ključna oseba v podjetju potrebujemo podporo v tem pogledu.
Kaj naj vsebujejo personalne mape delavcev?
Za personalne mape ni posebej predpisanih oblik, zato lahko sami poljubno oblikujemo njihovo podobo, je pa predpisana oziroma priporočena njihova vsebina. V grobem jo lahko razdelimo v dva sklopa, in sicer glede na časovni potek:
- dokumentacija pred zaposlitvijo in
- po sklenjeni zaposlitvi.
Pred zaposlitvijo moramo urediti in pridobiti vrsto zadev, kot so elektronska prijava potrebe po delavcih preko Zavoda za zaposlovanje, pisne prijave in življenjepisi kandidatov, kopije spričeval in diplom, različne izjave in tako dalje. V sklop po sklenjeni zaposlitvi pa spadajo predlogi pogodb in dejanske pogodbe, prijave v obvezna zavarovanja, aneksi k pogodbam in drugo. Poleg omenjenih dveh ključnih sklopov pa personalne mape vključujejo še najmanj dva dodatna sklopa, in sicer:
- ostala ključna potrdila
- ter karirerni razvoj.
Med ostala ključna potrdila uvrščamo potrdilo o opravljenem zdravniškem pregledu, usposabljanju iz varnosti in zdravja pri delu ter požarne varnosti, obvestila o dolžini letnega dopusta itd. Glede kariernega razvoja pa beležimo različna testiranja, ocene, potrdila o dodatnih izobraževanjih in drugo. Taka razvrstitev je optimalna, da lahko učinkovito spremljamo celoten razvoj zaposlenega in njegovo vlogo v naši organizaciji.
Poleg naštetega moramo voditi tudi različne evidence, kot so evidenca o stroških dela s podatki o plačah in drugih stroških dela ter prispevkih za socialno varnost ali pa evidenca o izrabi delovnega časa idr. Slednjo bi potrebovali v primerih inšpekcijskega pregleda, če bi v primeru spora morali dokazovati, da delavcu niso bile kršene pravice do odmora ali da je bilo nadurno delo izpeljano korektno. Z vsem naštetim tako torej beležimo zgodovino različnih dogodkov, ki jo bomo potrebovali bodisi za lastne potrebe in / ali za zunanje nadzornike.
Kako zaščititi občutljive osebne podatke?
Personalne mape moramo redno posodabljati in jih pravilno arhivirati, občutljive osebne podatke pa moramo zaščititi na način, da nimajo dostopa do njih nepooblaščene osebe, ki bi jih lahko spreminjale, izbrisale ali kako drugače manipulirale z njimi. To velja tako za fizično kot elektronsko obliko, zato bomo potrebovali ognjevarne omare, ključavnice, gesla, zunanje diske in druge metode, da bomo zagotovili ustrezno raven zaščite. Ker gre tudi za listine trajne vrednosti, moramo z njimi še posebej skrbno ravnati. Če na kakršen koli način z njimi ravnamo zlonamerno, lahko pričakujemo kazen v višini med npr. nad 1.200,00 EUR in nad 4.000,00 EUR, posebej pa je kaznovana tudi odgovorna oseba kršitelja v višini nekaj sto evrov.
Dokumentni sistem kot povezovalni mehanizem
Za zahtevne delovne procese bo dokumentni sistem prava rešitev za nas, saj bo povečal organiziranost, preglednost in produktivnost. Hiter dostop od koder koli in iskanje ključnih informacij ter povezljivost z drugimi programi bodo olajšali izvrševanje nalog ne glede na panogo, v kateri delujemo. Dokumentni sistem je koristen, ker z elektronsko hrambo podatkov lahko fizični del papirjev izdatno skrčimo oziroma obdržimo zgolj tisti nujni del, ki ga potrebujemo. Obenem pa nam omogoča tudi analitični vpogled ter identificiranje odklonov, s čimer lahko zagotovimo tudi izpopolnjevanje procesov.
Razločno je vidno avtorstvo ter različni časovni roki, do katerih moramo opraviti določene naloge, zato je dokumentni sistem res celovit. Z vidika arhiviranja pa smo ravno tako lahko brez skrbi, saj so podatki na varnem skladno z zakonodajo. Roki hranjenja, ki znašajo na primer 5 ali 10 let ali z oznako »trajno« oziroma »arhivsko«, so avtomatsko določeni glede na klasifikacijski načrt s klasifikacijskimi znaki.
Usposabljanja pri OpenIT in drugih podjetijh
Da bomo znali pravilno vpeljati personalne mape, kakor tudi dokumentni sistem, je priporočljivo obiskati oziroma se prijaviti na katerega izmed (spletnih) seminarjev podjetij, ki se ukvarjajo s to tematiko. Nekateri so na voljo brezplačno, za druge pa bomo plačali kotizacijo. Na primer cena za seminar za personalne mape bo znašala do 200,00 EUR, zgodnejše prijave pa nam utegnejo prinesti popuste. Na tovrstnih usposabljanjih se lahko preko praktičnih primerov naučimo:
- kje se lahko nahajajo pasti in kako ravnati v primeru nenapovedanega obiska inšpektorja,
- kakšne so pravne novosti,
- hkrati pa še kako razumeti posebnosti, kot je na primer različne interpretacije inšpektorata, finančne uprave in ministrstev, ter mnogo drugih podrobnosti.
Preglejmo ponudbo in se opremimo z ustreznim znanjem, s katerim bomo preprosto obvladovali vse delovne procese ter zmanjšali možnost napak.
