Da bo naša pisarna delovala čim bolj učinkovito, moramo med drugim poskrbeti za urejenost dokumentacije in optimalen potek procesov. Pri tem nam lahko pomaga multifunkcijski tiskalnik in druge naprave. Če se odločimo za elektronsko arhiviranje, pa bomo optimizirali tudi naše prostorske in druge kapacitete. Z nasveti za popoln multifunkcijski tiskalnik, za katere se lahko obrnemo na izbranega ponudnika ali tudi na naše znance, ki ga že imajo, bo naš izbor glede na razpoložljiv proračun lažji. Preden se podamo v nakup, preverimo na spletu ponudnike, kot je na primer Anderwald in druge, nato pa si ponudbo oglejmo tudi v živo. Pri tovrstnih podjetjih lahko hkrati najdemo tudi informacije o tem, kako uvesti elektronsko arhiviranje, kot na primer na naslednjem naslovu: https://www.anderwald.si/elektronsko-arhiviranje-dokumentov/.
Kaj vse nam lahko nudi multifunkcijski tiskalnik?
Za sodobno pisarno, v kateri se dnevno odvije veliko različnih opravil, je smiselno, da nima nameščenih več posamičnih naprav, na primer posebej fotokopirni stroj, skener, printer itd., ki vsak zase in skupaj zavzamejo kar nekaj delovnega prostora. Vse te naprave je namreč možno združiti zgolj v eno samo kot multifunkcijski tiskalnik, na katerem lahko tudi fotokopiramo, skeniramo dvostransko, pošiljamo e-pošto in faksiramo ter drugo, ima pa lahko tudi različne zaključne opcije pri procesiranju dokumentov, in sicer:
- grupiranje,
- spenjanje,
- luknjanje,
- sortiranje,
- sredinski zgib,
- pisemski zgib,
- brošura in drugo.
Tako dobimo res vsestransko storitev in lahko uredimo dokumentacijo na številne različne načine, obenem pa lahko pripravljamo brošure za razna letna ali projektna poročila, projektne predstavitve, informiranje javnosti in podobno. Pot do raznih fotokopirnic tako odpade in precej pridobimo tudi v časovnem pogledu.
Z nasveti za popoln multifunkcijski tiskalnik do prave izbire
Kot omenjeno, povprašajmo pri različnih podjetjih, kako izbrati aparat, ki nam bo resnično olajšal delo. Najprej jim dobro predstavimo vse naše dnevne, tedenske oziroma mesečne, hkrati pa tudi druge potrebe, na primer glede zaščite podatkov, uporabe barv itd. Predstavimo višino našega proračuna in se pozanimajmo glede življenjske dobe sestavnih delov ter garancije. Če si lahko privoščimo dražji model, pridobimo več ponudb in se posvetujmo, katero bi bilo najboljše izbrati. Koristno je pregledati še razne spletne ocene uporabnikov, kjer lahko dodatno izvemo, kje se lahko pojavljajo morebitne napake ali slabše delovanje, na koliko časa je potrebno popravilo ter kaj pravzaprav pridobimo za določeno ceno. V kolikor lahko aparat tudi preizkusimo , pa bo naša odločitev lahko še hitrejša.
Cena za multifunkcijski tiskalnik
Cene so nadvse različne in segajo od nekaj sto pa tudi do nekaj tisoč evrov. Seveda glede na velikost in potrebe našega podjetja izberimo tako napravo, ki nam bo zadovoljivo ter dovolj kakovostno izvajala vse potrebne naloge v nam sprejemljivem cenovnem okviru. Najcenejše solidne modele lahko dobimo že za okoli 300,00 EUR, najdražji pa dosegajo ceno tudi do 7.000,00 ali celo do 15.000,00 EUR. S slednjimi lahko naredimo kar do 450.000 kopij mesečno, omogočajo pa inovativno varnostno podporo oziroma varnost informacij pod virtualnim ključem ali z antivirusnim programom in opcijo kakovostnih, živih barv, avtomatsko prepoznavanje vrste papirja ali avtomatsko zaznavanje potega več dokumentov v podajalni pokrov ter drugo. Glede varnostnega vidika je na voljo še:
- šifriranje podatkov,
- ustvarjanje zaupnih modulov,
- varen zagon in
- preverjanje integritete med delovanjem.
Če moramo torej v našem podjetju paziti na velike količine občutljivih podatkov, vsekakor razmislimo o naložbi v tak multifunkcijski tiskalnik.
Kako nam lahko koristi elektronsko arhiviranje?
Pri našem delu nastaja ogromen obseg informacij, ki jih moramo znati razvrstiti, obdelati, nadgraditi, povezovati in nenazadnje tudi shraniti. V današnji dobi, ko obstaja vse večja težnja po zmanjševanju deleža papirja, nam je v izdatno pomoč elektronsko arhiviranje. Digitalni žigi in podpisi so že nekaj časa naša stalnica, zmanjšanje fizičnih listin, ki bodo do neke mere vedno obstajale, pa je naslednji korak. Elektronsko arhiviranje ima veliko koristi, saj temelji na praktičnosti, preglednosti in efektivnosti. Zmanjšuje podvojenost podatkov ter dokumentov in omogoča varno dostopanje ne glede na lokacijo in pripomoček, ki ga uporabljamo. S tem lahko povečamo produktivnost in odzivnost, še posebej če elektronsko arhiviranje združimo skupaj z dokumentnim sistemom, saj lahko kadar koli poiščemo ustrezno rešitev in pripravimo strankam in partnerjem natanko to, kar potrebujejo.
Kako v naše delo vpeljati elektronsko arhiviranje?
Za tovrsten postopek se povežimo s podjetjem, kot je denimo Anderwald, ki bo za nas pripravilo individualizirano rešitev za našo konkretno situacijo. Sem spadajo predlogi za:
- zajem,
- razvrščanje,
- analizo,
- hrambo
- ter tudi uničenje informacij in drugo.
Poleg tega nam bo ponudnik pomagal določiti minimalne zahteve in predstavil možne scenarije nabave posamičnih delov ali celotnega paketa za upravljanje z listinami. Skupaj z njim opredelimo in vzpostavimo operativne ter tehnične postopke, ki vključujejo tudi preoblikovanje obstoječih evidenc. Tako opremljeni lahko poslovanje dvignemo na višjo raven in dosežemo nove uspehe z oblikovanjem novih izdelkov oziroma storitev ali ponudbe nasploh. Digitalizacija vse bolj vstopa v široko paleto podjetniških izzivov, ki jih moramo nasloviti, zato velja spremljati tovrstne trende in posodobiti naše poslovne procese na opisani način.